HMS i Drøbak kajakklubb - Vårpuss onsdag 13. mars 2013

Jeg skrev et innlegg om DKKS Vårpuss på vannet 6. april. Det ble mye å tegne og fortelle... Derfor følger et relativt uredigert referat fra den første delen av Vårpussen i år. Det kan være til nytte og inspirasjon for andre som jobber med noe av det samme, og gitt diverse HMS diskusjoner for tiden også bidra til den allmenne forvirring :-)

Vi er opptatt av HMS i klubben, det ser voldsomt ut mens det står på, men formålet er først og fremst å få en del ting ryddet og ordnet i den mentale bagasjen vi skal ha med oss på sjøen, få det under huden så vi kan konsentrere oss om padlingen og det å være ute når vi er på tur. Så her følger litt skrivebordspadling: 

HMS i Drøbak kajakklubb – ordningen med turansvarlige på klubbtur

Oppsummering fra Vårpuss – samtalen, onsdag 13. mars 2013

Vårpuss er DKKs verktøy for å klargjøre turansvarlige for ny sesong klubbturer. Klubbturene holdes fra mai til oktober, hver torsdag og søndag. I 2013 holdes Vårpuss i to deler, en samtaledel og en felles treningsdag på vannet. I DKK er vi litt avhengig av tellemåte mellom 12 og 16 turansvarlige.

Turansvarlige skal fortrinnsvis delta på begge deler av vårpussen, minst annethvert år. Turansvarlige som ikke er aktivitetsledere må delta på minst én av delene av Vårpussen hvert år. Samtidig som deltakelse i Vårpussen er et krav, er det også et bra tilbud: Om å forberede seg sammen med flere og å dele erfaringer.

Oppsummering/erfaringer fra første sesongen i 2012

I 2012 var turansvarlige opptatt av at det ikke skulle bli for mye styring. Samtidig erfarte de samme turansvarlige i flere sammenhenger utfordringer: I rollen som turleder, og med helt konkrete situasjoner, f.eks. kryssing av fjorden. Fra de som var turdeltakere er en viktig erfaring at turansvarlige i en del situasjoner må være tydeligere. På noen turer blir det stort sprik i gruppa, og det kan føre til kjedelige situasjoner.

Oppsummert er vi enige om at viktigheten av at den turansvarlige skal være tydelig i rollen som turleder. Ikke å forveksle med å "sjefe" over deltakerne, men å stå frem med plan og forutsetninger for turen, følge med på hva som skjer underveis, og ha en beredskap for å være i forkant, eventuelt tidlig ute, med tiltak for å unngå uønskede hendelser. Dette gjelder alt fra hvor turen legges, til å ha sjokolade på lager, og å samle gruppa før kryssing av fjorden.

En strategi for felles forbedring her er at hvis alle følger opp den standarden vi ønsker å ha for klubbturer så vil det bli mindre behov for «roping» og strev med å holde gruppa samlet.

Oppsummert erfaringer og tips

• Gjør deg opp en mening om værforholdene dagen før og om morgenen for turen, har noe endret seg. Hvordan er utsiktene utover dagen, hva skjer med vindretning/styrke, temperatur.
• Gi god informasjon før turen begynner. Samling på land er å foretrekke for å gi informasjon. Innsats her betaler seg. En god metode er å spørre rundt, gir mye info og alle kommer med.
• Hvordan turen planlegges og blir gjennomført avhenger av gruppa og deltakerne: Ferdighetene, utstyret, klær. Jo mer du vet om dette jo bedre.
• Bruk signalet for samling og gjennomfør samlinger på vannet innimellom. Det er ok for både turansvarlig og for deltakerne, for å si fra om ting uten å rope, og en kan utveksle ideer om videre ferd og eventuelle endringer i planen.
• Jobb no 1 for turansvarlige i Drøbak kajakklubb er og blir samlet kryssing av fjorden.
• Hvis alle stiller opp for hverandre blir jobben enklere for den som er turansvarlig.
• Avtal gjerne at en annen deltaker er turlederassistent.
• Ikke undervurder betydningen av dagsform, hverken for deg selv eller deltakerne.
• Følg med og se hver enkelt underveis etter beste evne.

Det er enighet om at den største utfordringen for turansvarlig er deltaker som ønsker å returnere alene eller trenger å snu. Er det en normalt sterk padler kan vedkommende i de fleste tilfeller melde seg av turen og forlate gruppa, men problemet er når en padler har blitt med på turen og viser seg ikke i stand til å gjennomføre:

• Situasjoner av denne typen må løses når den oppstår, husk at evalueringen fra 2012 sa at turlederne i større grad må våge å avvise deltakere.
• Ønsker en ikke dette vil ofte eneste mulighet være at hele gruppa returnerer sammen.
• Delegere turlederansvaret eller hjemturen med en svekket padler til en av deltakerne er i HMS perspektiv svært dårlige løsninger.
• Husk også tiltak som kan løse situasjonen: En god pause, mer sjokolade, tauing, mv.
• Om 3-milern blir spolert er trøsten at DKK turene skal være en sosial arena og et sted for å teste grenser og utfordre egen kapasitet, om enn det kan være kapasiteten til tålmodighet..

Kortliste over oppgaver og utstyr på tur som turansvarlig

I HMS planen er det gitt full liste over nødvendig kompetanse, utstyr, og oversikt over informasjon som skal gis i forkant av turen. I møtet ble det etterlyst en sjekkliste. Styret har tidligere konkludert at en ikke ønsker et turskjema. HMS planen inneholder også et risikoskjema, og styrets tilnærming er at den enkelte må bruke planen og ellers lage seg de verktøy som en finner nyttig.

Det viktigste argumentet for dette er at for mye skriftlighet og faste regler underkjenner at den turansvarlige uansett må løse situasjoner som oppstår basert på forberedelse og erfaring. HMS regelverket sikrer at klubben gir informasjon, har turansvarlige med tilstrekkelig kompetanse, viser aktsomhet og reduserer risiko. En detaljert avkryssingsliste kan bli komplisert jus og gir ikke øket sikkerhet. En motforestilling ble reist om at en felles sjekkliste bidrar til automatisering av de viktigste momentene som må huskes i forkant av og underveis på tur.

Vedlagt dette referatet er laget en oversikt/huskeliste for laminering etter ønske (turmosaikk). Denne er ikke å regne som et HMS dokument men kan være nyttig for den enkelte som skal være turansvarlig. Vedlagt referatet er også en mal for HMS plan utarbeidet av NPF, og en sjekkliste for dagstur i Excel. Det er naturlig at evalueringen i 2013 også vurderer hva som trengs og har vært brukt av den enkelte som planleggings- og sjekkverktøy.

Om kriseberedskap

HMS planen inkludert ordningen med turansvarlig har som sitt fremste mål å hindre alvorlige uhell. Det vil også være den beste motivasjonen den enkelte har for å gjennomføre informasjon og tydelighet før og under klubbturene. Det er likevel noen prinsipper hvis noe skjer:

• Turansvarlig skal vite hvem alle som er med på turen er.
• Det er ikke turansvarlig som har ansvar for varsling av pårørende.
• I en krisesituasjon har turansvarlig ansvar for 1. seg selv, 2. gruppa, 3. den som er involvert.
• Sikre gruppas posisjon og opptreden.
• Delegere oppgaver så langt mulig.
• 113 – en-en-tre: heller før enn senere, og heller en gang for mye enn en gang for lite. Husk at medisinsk personell assisterer på telefon, ordne med høyttaler og posisjonering for å gjennomføre anvisninger. Hjelp hverandre med å ringe, holde, snakke, lytte, gjøre.
• HLR er sjelden mulig å lykkes med på vannet. I vårt område er det et bedre alternativ å komme seg til land for videre handling.
• Hverken turansvarlig eller medlemmer av gruppa skal forlate egen kajakk for å komme til unnsetning uten full kontroll på retur til kajakken. Dette er siste utvei, om i det hele tatt.
• Et illebefinnende kan ikke forberedes eller unngås av turansvarlig. Padling skjer alltid på den enkelte deltakers eget ansvar.